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采购管理业务应用解决方案

时间:2017-09-09 来源:基石信息

解决方案简介


MRO 是 Maintenance, Repair andOperating 的缩写,指维修与作业耗材。也可解释为非生产性物资。

 

面临的问题和挑战


与 MRO 对应的是 Indirect Material Purchase 直接物料采购。由于直接物料一般在企业的生成过程中都有对应的物料代码及相对固定的供应商,一般在 ERP 系统中,这部分采购管理的比较完善。

MRO 由于是非生产性物资,一般没有标准物料库,而且一个企业的 MRO 物料非常多,几万种甚至几十万种,而且这些物资难以标准化,给采购部门带来了非常大的管理难度。

这类问题的特性为:

非生产性物资种类巨大,且难以标准化管理复杂度比较高存在“相对固化但又有很大的灵活性”的管理特点这些问题恰恰是BPM擅长解决的问题。

 


解决方案详述


1、解决方案架构图

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2、主要功能


采购申请 Purchase Request

在企业中,采购申请所有员工都可以“自由”的进行MRO采购申请,而且在采购申请中申请人无需考虑申请物料的后续采购及供应商等等信息。


合同评审 Contract Review

有些采购申请是需要有合同的,有些则不需要,如果有合同的话还需要进行合同评审流程。

如果是新供应商,还需要进行新供应商申请流程。


采购订单 Purchase Order

申请人提交采购需求后,由采购部门进行创建采购订单,而这些采购订单可以进行“固化”的统一采购,整合供应商资源,整合申请人提出的物料信息,统一化管理,形成供应商资料库及物料资料库,逐步规范各部门的采购申请。


收货 Goods Receive

供应商发货,仓库实物收货,仓库收货时自动根据发货单扫描,加快收货效率的同时也和系统直接无缝对接。

申请及使用部门进行验收确认,验收确认后再通知供应商进行开票。


付款申请 Payment Request

供应商邮寄发票、收货单及采购订单交予财务部门,由财务部门进行三单匹配,发起付款流程。

 


3、方案特点及客户价值


  • “自由”的申请,“固化”的采购

  • “BPM”的过程,“ERP”的结果

  • 在 ERP 系统一般不记录流程的过程数据,记录过程数据也恰恰是 BPM 的强项。

  • 在采购环节中有很多数据与 ERP 重复的地方,如采购订单、验收收货单及付款申请等,Ultimus BPM 可以与 ERP 系统无缝对接。

  • 可视化配置对接,目前包括多种 ERP 适配器,如 SAP、Oracle、QAD 及 K3 等。

  • BPM 通过 ERP 的无缝集成,能够达到采购数据的统一性及完整性。

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  • 智能化的提醒

  • 在采购管理中,有很多地方需要有事件触发及提醒机制,如:

  • 月结的供应商何时该开发票?

  • 财务下个月的付款计划如何?

  • 仓库下个月的收货预测如何?

  • 采购部门的框架合同何时到期?什么时候该续签等?

  • 这些问题如果通过手工来做费事费力,Ultimus 采购管理解决方案已经通过系统的自动化提醒给出了完善的答案。


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