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合同管理业务应用解决方案

时间:2017-09-09 来源:基石信息

解决方案简介


企业的经济往来,主要是通过合同形式进行的。一个企业的经营成败和合同及合同管理有密切关系。随着业务的发展,企业对合同管理的效率、颗粒度,以及多维度企业经营决策支持能力,已经提出了越来越高的要求。

 

面临的问题和挑战


企业合同管理可能遇到的难点:


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  • 文档管理困难——传统纸质合同与电子版合同共存,但对于不同的人员想阅读参考合同时,存在查找不方便的问题。尤其是领导需要了解合同文本时需要耗费很多时间。

  • 进度控制困难——由于合同数目多,参与人员多,合同进度的控制基本靠手工和普通 word、excel 管理已很难满足公司发展需要,并且当领导想全局或全程了解合同情况时存在很大障碍。财务人员的付款依据也与进度密切相关,但同样存在障碍。

  • 信息汇总困难——发票信息、合同变更、客户基本信息存放在不同的文档中,采用手工或 EXCEL 管理时,由于不同部门的数据格式不统一,采集也不能够及时继续,汇总工作需要耗费大量时间还不一定准确。对于领导的决策时间有一定的影响。

  • 缺少预警机制——缺少对合同进度、收款等关键节点的预警管理,不能准确地预测近期可能的收支项目,报表统计难度大,不能帮助公司进行财务规划,掌控现金流,更好地发挥资金运作。

  • 时效性差——各部门提交资料时间无法有效控制,出现问题容易导致责任推诿,且无法既定责任,无法动态监控。

  • 信息共享不足——流程信息无法共享,导致节点控制失效,存在风险。

  • 移动办公能力弱——遇到出差异地办公等问题,无法及时对流程进行审批。

 

解决方案详述


1、解决方案架构图


  • 流程——实现合同审批流程电子化

  • 文档——合同相关文档留痕与版本控制管理

  • 集成——文档管理和流程管理无缝集成

  • 整合——流程过程整合现有业务系统数据


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2、主要功能


合同信息门户




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 合同审批流程

 流程图管理



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表单页面管理

合同模板管理/在线修改、留痕、版本




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移动端邮件审批

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合同管理报表——合同价格分析等


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流程状态监控


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合同文档库


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合同版本控制


3、方案特点及客户价值


  • 基于Ultimus BPM,实现工作流驱动的合同流程审批过程;

  • 融合合同生命周期的全过程管理;

  • 通过Ultimus BPM路由设置和机器人的技术处理实现丰富实用的功能;

  • 基于用户管理、合同管理权限再分配实现合同分类权限管理和用户权限管理功能;

  • 合同台账、统计、查询;

  • 合同模板管理;

  • 服务器负载均衡能力。


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