解决方案
业务应用
行业应用
集成整合
移动应用

精细化费用管控业务应用解决方案

时间:2017-09-09 来源:基石信息

解决方案简介


企业的运作离不开人和事,每天都有各式各样的费用发生,出差报销、请客户吃饭、人事培训、办公用品、租车租房等等。

员工等级不同,费用权限也不同,老板审批的复杂度也不同,特别是跨部门、跨公司审批,老板的决策难度就更加大。

 

面临的问题和挑战


复杂的企业审批授权制度维护和管理困难。

精细化“预算管理”与“预算控制”难以实施

难以进行规范、有效的费用标准政策维护和管理

集团化费用管控面临更多的管理问题:

子公司报销还是到总公司报销?

原始单据放在子公司还是总公司?

电子审批和原始单据如何衔接等?

 

解决方案详述



1、解决方案架构图


 1.1.png

 

2、主要功能


  • 基于岗位的“DoA”


DoA全称 Delegation of Authority 审批授权表。DOA的主要作用是:通过梳理组织的决策事项在不同范围的提案者、审核者和决策者,明确组织内决策事项的汇报线和权限范围,用标准化的二维表格形式展现出关键决策流程和适用范围。

这个审批授权表,往往在企业的流程制度文件已经包含,企业的规模不同往往审批授权表复杂度也不同,集团化公司与非集团化公司也不同。


1.2.png

Ultimus 在实施过很多大型客户及中小型客户后,也总结归纳出了一些共通点以及行之有效的办法,使之能够帮助其他企业在实施流程管理中得到有效的借鉴。


在DoA中,有以下几个要素:



组织架构中需包含的岗位及岗位等级的定义

DoA中可以体现直线汇报关系及虚线汇报关系

直线汇报关系基于直接上级条线。

虚线汇报关系基于职能部门条线。

DoA中明确各岗位等级或某个特定岗位的授权权限

 

  • “预算管理”与“预算控制”

  • 预算可以从 Excel 模板中导入也可以编辑,导入时验证预算的科目等数据。

  • 每年导入5次,包括 EQ3、EQ6、EQ9、EQ12 及 Forecast 的预算数据。

  • 在借款及费用报销过程中,进行预算的实时控制。

 

  • 费用标准政策库

Ultimus 标准政策库可以定义任意类型及任意维度的政策库。通过政策库的定义,领导层在审批时有着非常清楚的决策依据,费用到底有没有超标,超标的原因是什么都一目了然。


费用标准政策库有很多,示例如下:

住宿费报销标准

餐费报销标准

手机费报销标准等


政策库定义的维度有:

岗位等级

公司

城市

内勤、外勤

金额等

 

集团化费用管控


线上流程审批与线下财务复核单据相结合,子公司财务负责单据的复核,总部财务共享中心负责费用的发放。另外,Ultimus 通过审批表单条纹码及封面条纹码,解决子公司单据邮寄与总公司单据匹配的问题。


1.3.jpg

 

3、方案特点及客户价值


  • Ultimus 从众多项目实践经验中整理得出的“基于岗位的DoA”管理经验,将组织架构及授权等变动对流程的影响降到最低。

  • 精细化“预算管理”与“预算控制”,支持模板导入、编辑及验证,支持明细、多版本预算数据管理,支持实时预算管控。

  • 任意维度费用管控政策库维护及管理,支持领导费用管控决策,如:审批依据、超标情况及原因等。

  • 简化集团化费用管控难度,支持线上流程审批与线下财务复核单据相结合,支持 Ultimus 通过审批表单条纹码及封面条纹码,解决子公司单据邮寄与总公司单据匹配的问题。


  • 电话:0513-86106055
  • 邮箱:jren@gis-tech.net
  • 手机:13739159955
  • 地址:江苏.南通港闸区幸福新城27号楼204-205室